5 gode tip til at håndtere forskellige versioner af ms office

MS Office-pakken har modnet gennem årene med hensyn til dens funktioner og funktionaliteter. Hvad der dog altid har været et problem med successive opgraderinger er kompatibiliteten af ​​nye versioner med de ældre.

Hvis du nu bruger forskellige versioner af MS Office eller samarbejder med folk, der bruger en anden version af Office end din, behandler du dette problem dagligt. Dog ville du være glad for at vide, at du kunne reducere risikoen for at komme i bekymringer ved bare at huske og øve et par ting.

Lad os se, hvad de er.

Se også: Lær og forstå forskellene mellem MS Office 2013 og Office 365 lige her.

1. Kend filformaterne

Office 2007-2013 bruger forskellige filtypenavner sammenlignet med Office 97-2003. De har tilføjet 'x' i sidste ende, hvilket er en indikation af brugen af ​​Extensivt Markup Language (XML).

MS Office-værktøj	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	XLSX
MS PowerPoint	ppt	PPTX

2. Arbejd i kompatibilitetstilstand

Når du åbner en 97-2003-fil i et produkt 2007-2013, åbnes filen i kompatibilitetstilstand. Du kan fortsætte med at arbejde i denne tilstand, så du ikke introducerer ting / funktioner, der ikke understøttes.

Bemærk: I kompatibilitetstilstand ville du ikke være i stand til at bruge 2007-2013-funktioner, selvom du bruger softwareversionen.

Hvis du ideelt vil dele dit dokument med nogen, der bruger 97-2003, skal du fortsætte med at arbejde i kompatibilitetstilstand.

3. Konverter til nye funktioner

Hvis du ikke vil dele den lavere version af filen, og hvis du bruger den højere version af softwaren, skal du konvertere filen. På den måde ville du være i stand til at drage fordel af de nye funktioner.

For at konvertere dit dokument skal du gå til File -> Info -> Convert som vist i nedenstående diagram. På den måde konverteres og erstattes den originale fil.

4. Kontroller for problemer

Antag, at du har arbejdet 2007-2013, og i slutningen af ​​dit arbejde indser du, at du er nødt til at dele dokumentet med nogen, der har 97-2003. Mens du arbejdede, har du muligvis brugt funktioner, der ikke understøttes af de lavere versioner.

I sådanne tilfælde tilrådes det før deling at kontrollere for problemer. På den måde reducerer du potentielle risici ved at miste data og formatere ved deling. Klik på Filer -> Info -> Kontroller for problemer, og korriger derefter ting, som softwaren beder om.

5. Gem som 97-2003

Hvis du vælger at gemme dokumentet som et 97-2003-dokument på trods af at arbejde på den højere version, kontrollerer softwaren for kompatibilitet i sig selv. Hvis det finder nogen, vil det bede brugeren.

Så vil deling aldrig være et problem.

Cool tip: Er du nogen, der overhovedet ikke har MS Office? Har du nogensinde brug for at åbne en sådan fil? Vær ikke bekymret, du kan åbne dem uden at have MS Office installeret.

Konklusion

Dette er de kun få basale ting, du skal huske, hvis dit arbejde kræver samarbejde med folk, der arbejder på forskellige versioner af MS Office. Bare et par ekstra trin, og du kan faktisk spare en masse forvirring, der kan opstå på grund af kompatibilitetsproblemer.