3 Skjulte funktioner i outlook.com for at øge produktiviteten

Hvis du regelmæssigt bruger Outlook-e-mail, er det sandsynligvis fordi du i det mindste er et mildt funktionelt og produktivt menneske, der bidrager til samfundet. Til det lykønskning. Men der er altid lidt mere plads til nogen til at øge produktiviteten og tage tingene op.

Måske er nogle skjulte funktioner i Outlook ikke livsændrende nok til pludselig at skyrockete dine produktivitetsevner, men disse funktioner vil i det mindste hjælpe dig med at bruge mindre af din værdifulde tid på at prøve at sortere gennem e-mails. Så giv dem et skud.

1. Slip hurtigt uønsket post med sweep

Du har måske set Sweep- knappen sidde i menulinjen øverst på Outlook.com, men ved ikke, hvad den gør. Det giver dig bogstaveligt talt mulighed for at feje rodet i din indbakke hurtigt og effektivt. Når du ser en e-mail, skal du klikke på feje for at få vist hurtige handlinger, der svarer til den e-mail, fremtidige e-mails eller dens afsender.

Hvis du f.eks. Modtager en e-mail som en del af et nyhedsbrev, som du ønsker, at Outlook automatisk skal tage sig af, kan du få Sweep på toppen af ​​det. Du kan automatisk slette alle e-mails fra denne afsender fra din indbakke, blokere alle fremtidige e-mails fra afsenderen, beholde den seneste og automatisk slette resten fra afsenderen eller altid slette e-mails fra afsenderen, der er ældre end 10 dage.

Sweep kan tilpasses og tilpasses til forskellige mapper og kategorier, så du kan vælge at arkivere disse e-mails i stedet.

2. Administrer og tilpas dine Outlook-kategorier

Uanset om du ved det eller ej, bruger du sandsynligvis Outlook's kategorifunktion. Dette sorterer automatisk forskellige typer e-mails i passende smarte mapper og frembringer indhold, der fortjener dit fokus. Fotokategorien overflader alle fotos i en e-mail og præsenterer dem i et dejligt galleri, mens kategorien Forsendelsesopdateringer giver dig sporingskoden og opdateringer på en pakke.

Men hvad du muligvis ikke ved, er at disse kategorier kan tilpasses fuldstændigt, og der er langt mere tilgængelige for dig end hvad du muligvis har aktiveret i sidefeltet. Derudover kan du tilføje dine egne kategorier og sætte regler for e-mails, der falder ind i dem.

For at tilpasse kategorierne skal du klikke på ikonet Indstillinger øverst til højre på Outlook.com og vælge Administrer kategorier i menuen. Her kan du vælge, hvilken i den lange liste over kategorier, du vil aktivere (filter), og som du specifikt vil vise i mappemenuen for hurtig adgang.

Du kan også oprette din egen kategori ved at klikke på Ny kategori.

Tip: For at gøre brug af en ny kategori skal du overveje at klikke på Administrer regler i menuen Indstillinger og lave en regel for automatisk at sortere forskellige typer e-mails i den kategori.

3. Outlook.com har tastaturgenveje i massevis

Er du fanatiker med en tastaturgenvej? Eller måske er du bare på udkig efter hurtigere måder at udføre almindelige opgaver i Outlook. Uanset hvad har Outlook en tastaturgenvej til næsten enhver e-mail-funktion, du bruger. Der er snesevis, der dækker alt fra at skrive en e-mail til at læse en til at tage en handling.

For at se den komplette liste over tastaturgenveje, du kan bruge, skal du bare trykke på ? nøgle overalt på Outlook.com. Du kan også tjekke det praktiske skærmbillede ovenfor.

Hvordan bruger du Outlook.com?

Nu, hvor du ved, hvordan man "fejer" gennem dine beskeder, tilpasser dine smarte kategorier og manøvrerer dig rundt med tastaturgenveje, er du på vej til at blive en professionel i Outlook - og en person, der kan erobre den kedelige e-mail-opgave.