10 Fantastiske nye funktioner i Excel 2013

Microsofts opdaterede regnearkværktøj får ikke mange nye, whiz-bang-funktioner, men det bliver mere funktionelt. Det er noget, både nye og erfarne brugere vil nyde - især en ny tilgang til et gammelt problem, der plejede at kræve en besværlig løsning. Komplekse opgaver bliver nemmere at udføre takket være værktøjer som anbefalede diagrammer og anbefalede drejebordværktøjer. Andre ændringer placerer valg tættere på dine data, og bruger big-business brawn til at knuse data lige ind i Excel.

For at hjælpe dig med at komme hurtigt, læs videre for 10 nye funktioner, der gør arbejdet lettere i den nye Excel. Vil du vide mere om den nye Office-suite? Du finder vores fulde anmeldelse af Office 2013 her, samt 10 killer-funktioner i det nye Word 2013 her.

1. Startskærm indstiller scenen

Excels nye Startskærm hjælper dig med at arbejde hurtigere. Langs sin venstre kant er de senest anvendte regneark, hvoraf nogen kan fastgøres til din seneste liste, så de vil altid være synlige. Her kan du også klikke på Åbn andre arbejdsbøger for at få adgang til dine filer fra en disk eller skyen. Startskærmens øverste højre hjørne viser også den SkyDrive-konto (eller SharePoint), du aktuelt er tilsluttet.

Der vises en række skabeloner her for at hjælpe dig med at starte et projekt hurtigt. Disse kan også fastgøres, eller du kan bruge søgefunktionen til at søge online for andre skabeloner. En liste over foreslåede søgninger kan hjælpe dig med at komme i gang.

Nye brugere vil sætte pris på skabelonvalgene, og eksisterende brugere vil gerne have den seneste filliste og hurtig adgang til eksisterende filer. Selv om startskærmen kan deaktiveres, finder jeg det nyttigt nok til at holde fast i det.

Fanen Åbn har links til nyligt tilgængelige filer og steder.

2. Nyd en ny backstage-visning

Backstage View, introduceret i Office 2010, er tilgængelig fra menuen Filer. I Excel er dette blevet opdateret for at vise præcis, hvad du laver, så du kan vælge den rigtige opgave.

Fanen Åbn giver dig nu adgang til nyligt tilgængelige arbejdsbøger, hvilket gør den til en kombination af fanerne Åbn og Nylig fra Excel 2010. Du kan pege regneark til denne liste eller klikke på Computer for at få adgang til nyligt tilgængelige steder (hvoraf du også kan stifte permanent her også). Der er også adgang til din SkyDrive-konto og muligheden for at oprette yderligere SkyDrive- eller SharePoint-konti.

Vil du dele for- og efternavne i to kolonner? Se den nye Flash Fill-funktion.

3. Gør Flash Fill Magic

Den mest whiz-bang nye funktion er Flash Fill-værktøjet. Dens forudsigende dataindtastning kan registrere mønstre og udtrække og indtaste data, der følger et genkendeligt mønster. Det løser nogle almindelige problemer, som i øjeblikket kræver besværlige løsninger.

Et sådant problem er at udtrække en persons fornavn fra en kolonne med fulde navne. I en tom kolonne ved siden af ​​den, der indeholder fulde navne, skal du blot skrive fornavnet og derefter klikke på fanen Startside og vælge Fyld, Flashfyld. Alle fornavne i listen vil blive indtastet den kolonne med det samme. Du kan bruge den samme proces til at udtrække efternavne, til at deltage i for- og efternavne, for at udvinde måneder, dage eller år fra datoer og endda uddragsværdier fra celler. Selvom du altid kunne have gjort dette med formler, sikrer Flash Fill nu, at alle kan gøre det meget hurtigt og nemt.

Tag gættet ud af hvilket diagram du vælger for bedst at vise dine data.

4. Forenkle valg med anbefalede diagrammer

Dette falder et sted mellem en whiz-bang ny funktion og noget, der gør arbejdet i Excel mere intuitivt. Anbefalede diagrammer viser kun en delmængde af diagramtyper, der passer til de data, du har valgt. Det hjælper uerfarne brugere med at oprette diagrammer, der hjælper med at forklare dataene og ikke forveksle seeren.

For at bruge værktøjet skal du vælge de data, du vil diagramme, klikke på fanen Indsæt og vælge Anbefalede diagrammer. En dialogboks vises med et udvalg af diagrammer, som du kan vælge imellem, og klikker på hver for sig for at se, hvordan dine data vil se ud på det pågældende diagram. Vælg den ønskede valgmulighed, og klik på OK, og diagrammet oprettes automatisk.

Skift udseende på diagrammet ved at vælge indstillinger i pop op-menuen

5. Kortværktøjer bliver klogere

I tidligere versioner af Excel, når et diagram er valgt, viste fanen Diagramværktøjer tre yderligere faner: Design, Layout og Format. Interfacet er enklere i Excel 2013, med kun fanerne Design og Format at vælge imellem.

Derudover vises et sæt ikoner udenfor den øverste højre kant af et diagram, når den er valgt. Klik på en af ​​disse knapper - Diagramelementer, Diagramformater eller Diagramfiltre - for at afsløre yderligere diagramformateringsindstillinger. Klik på Diagramelementer for at tilføje eller fjerne elementer, såsom akseltitler og legender; Klik på Diagram Styles for at ændre stil og farve på dit diagram; eller klik på Diagramfiltre for at få vist filtrerede data ved hjælp af et live preview.

Quick Analysis tilbyder formatering, totaler og diagrammer til analyse af dine data.

6. Analysér dine data hurtigt

Det nye værktøj til hurtig analyse kan hjælpe både nye og erfarne brugere med at finde muligheder for at arbejde med udvalgte data. For at bruge det skal du vælge de data, der skal analyseres, og ikonet Hurtig analyse vises i nederste højre hjørne af de valgte data.

Klik på ikonet, og der vises en dialog med en række værktøjer til analyse af dataene, f.eks. Formatering, Diagrammer, Totals, Tabeller og Sparklines. Klik på en valgmulighed, og en række valgbare valg vises. Forhåndsvis disse valg ved at mousing over dem. Klik derefter på den mulighed, du kan lide at anvende den på dine data. Denne funktion fremskynder processen med formatering, kortlægning og skrivning af formler.

PivotTables blev bare latterligt nemt at oprette.

7. Svar spørgsmål straks med pivottabeller

Pivottabeller er et kraftfuldt værktøj til at analysere og besvare spørgsmål om dine data, men det er ikke nemt for nye brugere at oprette. Men for første gang, hvis du kan klikke på en musetast, kan du oprette en meningsfuld pivottabel takket være de nye Anbefalede PivotTables. For at bruge det, vælg dine data, herunder overskrifter, og vælg REPLACE, Recommended PivotTables. Der vises en dialog med en række pivottabeller med forklaringer på, hvad de viser. Alt du behøver, er at vælge tabellen, der viser, hvad du vil se, klik på OK,, og pivottabellen bliver automatisk tegnet for dig.

Excel 2013 integrerer nu Power View til nøjagtig analyse og rapportering.

8. Lav hurtige rapporter med strømvisning

Tilføjelsen til strømvisning, der er tilgængelig for tidligere versioner af Excel, er nu integreret i Excel 2013. Power View bruges typisk til at analysere store mængder data, der er indført fra eksterne datakilder, bare slags værktøj, som stor forretning kan bruge.

Inkorporeret i Excel, er den nu tilgængelig for alle. For at se det på arbejde, vælg dine data og vælg Indsæt, strømvisning. Første gang du bruger det, installeres funktionen automatisk. Derefter tilføjes et Power View-ark i din projektmappe, og analyserapporten oprettes.

Du kan tilføje en titel og derefter filtrere dataene og organisere den for at vise den måde, du kan lide. Fanen Power View på værktøjslinjen Ribbon viser indstillinger for rapportformat, som f.eks. Tema- og tekstformater. Få vist muligheder for Feltliste og -filtre Feltpaneler, som du kan bruge til at filtrere og sortere dine data.

Prøv at arbejde på en regneark, at en anden redigerer? Du bliver advaret om, at den er låst. Du kan se og downloade den, men kan ikke ændre den.

9. Del filer og arbejde med andre mennesker.

Arbejde med andre mennesker på delte filer i realtid er et dobbeltkantet sværd. Selvom det er nyttigt at gøre dette, vil du stå over for problemer, når to personer forsøger at ændre det samme emne på samme tid. I Excel 2013 kan du dele og arbejde sammen om filer med andre via SkyDrive ved hjælp af Excel WebApp, og flere mennesker kan arbejde på samme fil på samme tid. Du kan dog ikke åbne et regneark fra SkyDrive i Excel 2013 på din lokale maskine, hvis en anden i øjeblikket arbejder i det samme regneark. Dette beskytter regnearket mod modstridende ændringer.

I stedet for, hvis en person redigerer en Excel-fil, der er gemt online, kan andre med tilladelse se og downloade den, men de kan ikke ændre originalen, som er låst, indtil den person, der arbejder med den, er færdig.

Ligesom andre programmer på kontoret 2013-pakken gemmer Excel 2013 som standard filer til skyen. Du kan åbne, se og redigere Excel-filer online i en browser ved hjælp af Excel WebApp uden at have Excel 2013 på den lokale harddisk.

Del dine sky-lagrede regneark med venner på Facebook, Twitter eller LinkedIn.

10. Del arbejde til dine sociale netværk

Her er en praktisk måde at dele en opgaveliste på, et begivenhedsplanlægningsark, eller hvad regneark du ønsker med dit sociale netværk. Du kan nu dele Excel-workbooks med Facebook og mere fra Excel 2013 selv. For at se indstillingen Indlæg til sociale netværk, den bedste måde at gemme filen først på til SkyDrive.

Hvis du ikke har gemt din fil til SkyDrive, skal du vælge File, Share, og klik på Inviter folk. Du bliver styrt gennem processen med at gemme filen til Cloud, så Save As vises senere automatisk. Når dette er gjort, vender du tilbage til panelet Del, hvor indstillingen Indlæg til sociale netværk nu vises. Her kan du vælge ethvert socialt netværk, som du har linket til din Office 2013-konto. Du kan vælge, om seerne kan se eller redigere dit delte regneark, og du kan inkludere en besked, og derefter indsende den til gennemgang.